Quittance de loyer : tout savoir

Que ce soit pour une location de bâtiment commercial ou pour une location de logement, les relations entre locataires et propriétaires sont parfois tumultueuses. Le rapport de confiance est d’autant plus affecté que si l’un ou l’autre des partis ne remplit pas sa part de contrat. En plus du contrat de bail, un document tel que la quittance de loyer est primordial pour garantir des échanges sains. Dans les lignes qui suivent, nous avons fait un gros plan sur cet acte justificatif réservé aux propriétaires.

La quittance de loyer : de quoi s’agit-il ?

La quittance de loyer est un document permettant au propriétaire d’attester qu’il a reçu de la part du locataire l’intégralité de la somme due pour le loyer et les autres charges. En tant qu’acte juridique réservé au propriétaire, il peut être délivré au locataire par celui-ci ou par une agence immobilière chargée de la gestion du bâtiment en location. C’est une preuve de paiement qui peut être incluse dans les clauses du contrat de bail et le locataire doit la recevoir de façon gratuite. Il faut préciser que selon la loi, le propriétaire n’est pas tenu de la rédiger. De ce fait, le locataire à la possibilité d’en faire la demande s’il souhaite en bénéficier. Si le propriétaire refuse de remettre la quittance au locataire, ce dernier dispose d’un recours. En effet, il devra envoyer une mise en demeure au bailleur par lettre recommandée avec accusé de réception. Si le propriétaire ne fournit aucune réponse à ce courrier, le preneur du bail a le droit de saisir le tribunal compétent. Des amendes pourraient en découler si la délivrance de la quittance devait éventuellement servir dans l’immédiat au locataire.

À quel moment faut-il délivrer une quittance de loyer ?

Tout d’abord, il faut noter que la quittance de loyer doit comporter la signature du propriétaire afin d’être authentifiée. Elle est généralement remise au locataire par le propriétaire à la suite d’un paiement de loyer et dans les situations suivantes :

• bail d’habitation meublée,
• bail d’habitation non meublée,
• bail professionnel ou commercial (pour le cas d’une gestion commerciale).

En tant que propriétaire vous pouvez envoyer manuellement une quittance de loyer ou bien envoyer automatiquement chaque mois une quittance de loyer à votre locataire à l’aide de certains outils.

La quittance de loyer et ses différentes utilités

Au-delà de servir de preuve de paiement d’un loyer, la quittance de loyer peut faire office de justificatif dans le cadre de certaines démarches administratives pour les particuliers. En effet, des institutions telles que Pôle Emploi ou la CAF (caisse d’allocations familiales) demandent parfois cette pièce pour apporter plus de poids aux dossiers de demandes d’aides au logement. Le centre régional des œuvres universitaires et scolaires (CROUS) demande également ce document pour l’octroi de logements aux étudiants. Quant aux banques et autres institutions financières, elles sollicitent, pour la plupart, des quittances de loyer sur les 2 dernières années avant d’octroyer des prêts (récurrents pour les prêts immobiliers).

Il arrive même qu’un propriétaire de logement demande des anciennes quittances de loyer à un nouveau locataire pour attester de la solvabilité de ce dernier. Cela lui servira alors d’indicateur pour savoir si le locataire n’avait pas de difficulté à payer le loyer dans son ancien logement.

Quels sont les éléments d’une quittance de loyer ?

Le contenu d’une quittance de loyer est généralement composé des mentions légales du bailleur. En effet, il peut s’agir de l’état civil du propriétaire (nom et prénom) si le bail appartient à un particulier ou de la dénomination d’une entreprise s’il s’agit d’une gestion commerciale. De façon pratique, vous pourrez y retrouver les informations suivantes :

• l’identité complète du bailleur du bien immobilier ainsi que son adresse,
• l’identité complète du locataire, notamment le nom et le prénom,
• la période correspondante au loyer à verser,
• le montant total du loyer réglé ainsi que les charges annexes,
• le solde des impayés en cas de loyers impayés,
• la date d’émission du document,
• la signature du propriétaire,
• la période correspondante au versement de loyer.

Comment transmettre une quittance de loyer ?

Si vous êtes un propriétaire, vous avez la possibilité de transmettre votre quittance de loyer par la poste, par courrier électronique ou en présentiel (remise en mains propres). Les envois par mail interviennent majoritairement pour les paiements de loyers par virement bancaire ou par tout autre moyen de paiement électronique. Bien entendu, chaque mode de transmission sera au préalable validé conjointement par le propriétaire et le locataire et ils ne peuvent engendrer aucuns frais d’envoi. Selon la législation en vigueur, un envoi de quittance de loyer par courrier n’est pas facturé au locataire. Par conséquent, tout locataire constatant un tel abus, a la possibilité de refuser de supporter une telle charge. Si le propriétaire s’entête à lui facturer l’envoi, le locataire peut également solliciter l’intervention des autorités compétentes.

Quels sont les avantages d’une quittance de loyer ?

La quittance de loyer est autant avantageuse pour le propriétaire que pour le locataire, car elle les protège l’un et l’autre dans certaines situations particulières. 

Les avantages de la quittance de loyer pour le propriétaire

Si la quittance sert de justification de domicile pour le locataire, elle permettra certainement au propriétaire de prouver que le bien en location lui appartient et que son loyer lui est payé régulièrement. En tant que document retraçant les différents paiements de loyers, la quittance peut servir comme support de comptabilité au propriétaire. Au besoin, ce dernier pourra l’utiliser pour établir un bilan de compte et calculer ainsi ses bénéfices s’il s’agit d’un investissement immobilier de grande envergure. Nous précisons que pour chaque délivrance de quittance de loyer, il est important pour le propriétaire d’en conserver une souche.

Les avantages de la quittance de loyer pour le locataire

En cas d’accusation de non-paiement ou de toute autre contestation de la part du propriétaire, cette pièce permettra notamment au locataire de prouver aux autorités qu’il s’acquitte constamment de ses obligations. C’est la raison pour laquelle il est recommandé de la conserver pendant une période minimum de 3 ans. En effet, c’est un document très précieux en ce qui concerne le règlement des litiges. Si le locataire le juge utile, il pourra réclamer des dommages et intérêts au propriétaire en cas de non-réception du document. C’est un acte qui peut également servir de justification de domicile au cas où le locataire devrait prouver qu’il habite bel et bien à l’adresse indiquée.

Les différentes périodes pour une quittance de loyer

Une quittance de loyer peut être établie pour une période d’un mois ou pour toute une année en fonction des accords établis dans le contrat de bail et en fonction du type de bail. Si en tant que locataire, vous n’en avez jamais reçu depuis le début de votre bail, vous pouvez demander au propriétaire une quittance correspondant au nombre de mois payés. C’est une pièce bénéficiant d’une certaine flexibilité et dont l’établissement ne nécessite pas l’intervention d’un juriste.

Que faire en cas de perte de votre quittance de loyer ?

Il peut arriver que vous ayez besoin de vos quittances de loyer par rapport à une démarche administrative à effectuer et que vous ne sachiez pas où elles se trouvent. Si vous rencontrez une telle situation, nous vous recommandons d’en aviser automatiquement le propriétaire et de faire la demande d’une nouvelle quittance. La photocopie de la souche qu’il aura conservée pourra aisément faire l’affaire.

Pour plus de prudence, il est indiqué de faire établir une déclaration de perte si vous estimez avoir égaré le document. Vos coordonnées personnelles y figurent, ce qui veut dire qu’il peut malheureusement être utilisé contre vous dans le cadre de circonstances malencontreuses. Si, par exemple, votre quittance de loyer est retrouvée sur les lieux d’un méfait et que vous êtes injustement accusés, la déclaration de perte permettra de vous innocenter.

Quelle est la différence entre une quittance de loyer et un reçu de paiement ?

La quittance de loyer sert de preuve pour le paiement intégral d’un loyer sur une certaine période alors que le reçu sert de justificatif pour les cas de défauts de paiement. Si, par exemple, le locataire ne s’est acquitté que d’une partie du loyer, il recevra un reçu plutôt qu’une quittance pour faire état d’un versement partiel. Le propriétaire ne délivrera la quittance de loyer au locataire que lorsque ce dernier se sera acquitté du reliquat de la somme.

Comment concevoir une quittance de loyer ?

Comme nous l’avons développé dans les paragraphes précédents, une quittance de loyer type doit contenir certaines informations de base sur le propriétaire et sur le locataire. Vous n’avez donc pas nécessairement besoin des services d’un expert pour vous en confectionner. Néanmoins, si vous souhaitez vous rompre à la tâche, vous disposez de quelques outils pratiques disponibles sur le digital. En effet, il existe des sites spécialisés dans la conception de quittances de loyer et quelques modèles gratuits sur Internet. Le service de conception en ligne est généralement gratuit, et vous avez juste besoin de remplir quelques cases pour générer vos quittances personnalisées. Pour retrouver ce type de sites sur la toile, nous vous recommandons d’effectuer des recherches simples telles que :

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