Logiciel de facturation BTP : quelles fonctionnalités clés pour quels avantages ?

Que l’on travaille dans le secteur du BTP ou qu’on effectue une autre activité dans laquelle on propose des services tarifés à des clients, la facturation constitue une tâche essentielle. Celle-ci permet en effet de matérialiser la vente des prestations réalisées et de garantir le paiement des factures. Toutefois, lorsqu’on prend en compte la réalisation de devis et toutes les démarches administratives, la facturation est aussi considérée comme quelque chose de chronophage, surtout lorsqu’on doit gérer plusieurs clients à la fois.

Heureusement, il existe aujourd’hui des logiciels de facturation dédiés au secteur du BTP pour nous simplifier la vie aujourd’hui. Dans cet article, on vous présente leurs fonctionnalités les plus courantes puis on vous explique leurs avantages.

Les principales fonctionnalités des logiciels de facture dans le BTP

Plutôt que de vous décrire dans les détails le fonctionnement d’un logiciel de facture BTP connu, il nous a semblé plus parlant de vous lister les principales fonctionnalités que l’on est en droit d’attendre de ce type de logiciel. Cela vous donne ainsi une vision globale afin de vous permettre de déterminer si cela peut vous intéresser ou non.

La personnalisation des factures en quelques clics

Chaque entreprise du BTP possède ses propres spécificités, que ce soit en termes de logo, de charte graphique, de conditions générales de vente ou encore le taux de TVA. Avec n’importe quel logiciel de facturation de BTP, vous avez la possibilité de rentrer ces informations pour créer des factures entièrement personnalisées. On vous laissera notamment choisir le modèle le plus adapté, la police, les couleurs, l’emplacement des mentions légales… 

Bien sûr, vous pourrez aussi ajouter des éléments spécifiques au secteur du BTP comme les acomptes, les situations de travaux ou bien les retenues de garantie. En général, vous n’avez qu’à cocher certaines cases et les éléments souhaités sont ajoutés automatiquement à la facture. C’est donc assez intuitif et une fois que vous avez compris le principe, c’est très rapide !

Le suivi des paiements en temps réel

Si tout le monde était consciencieux et payait en temps et en heure, nous n’aurions pas besoin d’une telle fonctionnalité. Malheureusement, si vous avez déjà géré une entreprise, vous savez sans doute que les retards de paiement sont fréquents et le secteur du BTP n’y échappe pas. Sachez en tout cas qu’avec un bon logiciel de facture BTP, le suivi des paiements devient un jeu d’enfant.

Celui-ci offre en effet la possibilité d’effectuer des relances automatiques en cas de retard ou d’impayé, de vérifier les encaissements et même dans certains cas de gérer les litiges via l’envoi de mails personnalisés. Au quotidien, c’est vraiment du stress en moins, même si tout dépend bien sûr du sérieux de vos clients !

Le reporting (= génération de rapports)

Le terme “reporting” englobe tout ce qui concerne la génération de rapports concernant vos activités tarifés : chiffre d’affaires mensuel ou annuel, marges bénéficiaires, sommes d’impayés… Ainsi, vous pouvez savoir à tout moment où en est l’état de vos finances et en profiter pour dresser des diagnostics réguliers. Par exemple, si vous constatez que votre chiffre d’affaires a été très bon tel ou tel mois, cela peut vous encourager à effectuer des investissements.

Pour ce qui est de la génération des rapports en elle-même, celle-ci peut être automatisée ou manuelle. Sachant que dans tous les cas, cela ne prend que quelques clics.

Les avantages apportés par l’utilisation d’un logiciel de facture BTP

En parcourant les différentes fonctionnalités, on imagine que vous avez pu entrevoir quelques-uns des avantages apportés par ce type de logiciel pour votre activité. Résumons-les ici afin de vous aider à y voir plus clair.

Un gain de temps précieux

Que ce soit pour la création des factures personnalisées, le suivi de paiement ou encore la génération des rapports, vous allez gagner un temps certain par rapport à une gestion manuelle. Lorsqu’on sait en plus que la plupart des tâches peuvent être automatisées, vous aurez la possibilité de vous recentrer sur votre cœur de métier ou encore de prendre des vacances bien méritées !

Une réduction des erreurs

En plus de vous vous permettre de créer des factures personnalisées, les logiciels de facturation BTP garantissent leur conformité selon les normes en vigueur. Et si vous optez pour une solution cloud par exemple, vous êtes averti en temps réel en cas d’évolution des normes avec des changements répercutés sur vos factures en cas de besoin. D’autre part, comme vous n’avez plus à tout entrer manuellement avec l’automatisation, cela réduit aussi les erreurs de saisie.

Une amélioration de votre gestion financière

Enfin, grâce au suivi des paiements en temps réel et aux relances automatiques, vous pourrez vous attendre à recevoir vos paiements de façon plus régulière. Fini ainsi les oublis qui pénalisent votre entreprise à moyen terme ! De plus, comme vous pouvez à tout moment générer des rapports, cela vous donne une vision globale sur la santé financière de votre entreprise. Libre à vous ensuite de prendre les décisions qui s’imposent !