Archivage : pourquoi stocker vos documents dans un box extérieur ?

Pour éviter l’empilement de boîtes ou de cartons, de nombreuses entreprises disposent de zones de stockage d’archives dédiées. Cependant, en plus du manque de place, cette option peut parfois s’avérer problématique, notamment pour retrouver certains documents. Les archives ont tendance à s’entasser et sont souvent mal rangées dans les armoires. Heureusement, il existe d’autres possibilités telles que le stockage dans un box extérieur.

Désencombrez vos bureaux en stockant vos archives dans un box extérieur

La location d’un box extérieur vous permet de disposer de plus d’espace dans vos locaux. En effet, l’entreposage de documents implique souvent l’occupation d’une pièce, souvent exiguë. Par conséquent, les documents risquent de s’empiler, de se mélanger ou de se détériorer.

À cela s’ajoute un accès non contrôlé, ce qui peut également entraîner la perte de documents importants. L’utilisation d’un système de self stockage permet de résoudre ces problèmes. Les entreprises de location de box extérieur proposent généralement des espaces assez grands.

Vous pouvez également opter pour des conteneurs compartimentés pour un meilleur rangement des archives. Cette option vous aide à retrouver rapidement vos documents lorsque vous en avez besoin. L’espace qui servait de zone de stockage peut désormais être utilisé comme salle de détente ou petit bureau.

Une solution pour garder vos documents en sécurité

La location d’un box extérieur également permet de mettre vos archives en toute sécurité, sans risques de perte ou de détérioration. En outre, cette option réunit les conditions nécessaires pour un archivage optimal. La plupart des box sont à l’abri de l’humidité et cela réduit le risque de détérioration des papiers.

De plus, la plupart des sociétés de location proposent des coffres-forts fabriqués dans des matériaux robustes et durables pour limiter les risques de vandalisme et de vol.

Les prestataires de services de stockage disposent aussi de systèmes de protection très efficaces tels que les :

• détecteurs de mouvement,
• alarmes anti-intrusion,
• alarmes incendie,
• caméras de vidéosurveillance.

Un personnel spécialement formé peut également être affecté à la surveillance des box de stockage. En parallèle, chaque entreprise se voit remettre une clé de cadenas et un biper afin d’être la seule autorisée à accéder à ses documents.

Vous pouvez accéder à tout moment à vos archives avec un box de stockage

Les sociétés de location sont généralement ouvertes 24 heures sur 24, tous les jours et donc, toujours accessibles. De plus, elles proposent des espaces de stockage de différentes tailles pour s’adapter aux besoins des entreprises. Vous êtes ainsi libre de choisir la taille de box extérieur qui correspond le mieux à vos besoins.

Il convient aussi de noter que la plupart des tarifs de location sont transparents et personnalisables. Selon vos besoins, il est possible de fixer les prix avec la société prestataire. Outre la liberté de choisir les dimensions de votre box, vous pouvez également modifier la durée de votre contrat. Cela signifie que vous êtes en mesure de raccourcir ou de prolonger la période de location.

Pour profiter pleinement des avantages du box extérieur pour l’archivage, nous vous conseillons de choisir votre société prestataire avec le plus grand soin. Les sites comparatifs vous aideront d’ailleurs à trouver l’offre la plus adaptée à vos besoins. Dans tous les cas, gardez ces critères en tête : la proximité, la sécurité et les avis clients.